Neue Software stellt Weichen für eine verbesserte Projektbearbeitung

Die Gieseke Gruppe mit Standorten in Rheine, Senden und Hamburg und Tochterunternehmen in Hamm, Rheine und Gevelsberg ist ein in der zwischenzeitlich vierten Generation geführtes Familienunternehmen. Gestartet als Pflasterbetrieb im Jahre 1901 offeriert die Unternehmensgruppe heute ein umfassendes Leistungsportfolio für den Straßen-, Industrie- und Gewerbebau. Aktuell beschäftigt die Gieseke Gruppe mehr als 300 Mitarbeitende und erzielte 2024 einen Jahresumsatz von 110 Mio. Euro. Mit modernen Konzepten für das nachhaltige Bauen und fortschrittlichen Technologien entwickelt Gieseke Bau Leistungen sowie Kompetenzen kontinuierlich weiter.

ZENTRALE DATENHALTUNG IM FOKUS

Mit dem Ziel vor Augen, das Thema Bautagesberichte durchgängig zu digitalisieren und dabei außerdem komplette Firmenstrukturen in einem neuen IT-System abzubilden, entschied sich die Unternehmensgruppe für die Einführung der Software bau-mobil von Connect2Mobile. „Wir sind in den vergangenen Jahren enorm gewachsen. Es gibt zusätzliche Abteilungen innerhalb der Gieseke Gruppe, genauso wie neue Tochterfirmen. Beispielsweise bauen wir derzeit einen separaten Bereich für Projekte im Hochbau auf und bearbeiten bundesweit verschiedene Bauvorhaben mit anteiligen Tätigkeiten im Tief- sowie Hochbau. Dafür benötigten wir vor allem sehr gut gepflegte Bautagesberichte sowie eine zentrale Datenhaltung, um Kunden zu jeder Zeit sämtliche, relevante Informationen zu ihren Bauprojekten zukommen zu lassen“, konstatiert Roland Nägeler, Leiter des Bereichs Tiefbau.

MIGRATION DER ZEITERFASSUNG NACH bau-mobil

Die Software bau-mobil war innerhalb der Gieseke Gruppe bereits bekannt. Mitarbeitende hatten mit dem IT-System schon in früheren beruflichen Stationen gearbeitet, weshalb das zuvor im Unternehmen eingesetzte Programm für die Zeiterfassung durch bau-mobil abgelöst wurde. „Das war unser erster Meilenstein“, erinnert sich Silke Linnhoff, Referentin der Geschäftsleitung. „Die Migration startete im Frühjahr 2025. Intermediär gab es eine Zeitspanne von zwei Wochen, in der Poliere und Bauleiter die Arbeitszeiten zunächst parallel in beiden Systemen erfasst hatten. Ab 1. Juni war das Thema Zeiterfassung inklusive jeglicher, für die Lohnabrechnung relevanten Informationen, durchgängig live. Seit dem 1. August waren auch die gewerblichen Mitarbeitenden, die in der Werkstatt tätig sind, allesamt eingebunden. Und mit dem 1. Oktober sind außerdem die Tochterfirmen fest ins System aufgenommen worden. Auch sie nutzen die neuen Prozesse nun vollumfänglich. Parallel erfolgte der neue Freigabeprozess durch die Bauleiter über die Bauleiter-App“, berichtet Linnhoff.


bau-mobil UNTERSTÜTZT VERWALTUNGSAUFGABEN

Und damit nicht genug. Auch die Gerätedatenerfassung verlief zeitgleich und step by step. Ein Großteil der Stammdaten sei, wie das Unternehmen verlautet, bereits im System. Auch in diesem Bereich soll in Kürze ein weiterer Meilenstein zum Abschluss kommen, der viele Vorteile mit sich bringt. „Auf diese Weise können wir nachverfolgen, welche Maschinen und Geräte sich an welchen Orten befinden, welche aktuell repariert werden und wie genau die Wartungsintervalle der Gerätschaften aussehen“, berichtet Nägeler. „So hilft uns bau-mobil auch bei Verwaltungsaufgaben“, fügt der Tiefbauleiter hinzu. Die Qualifikationen der Mitarbeitenden, beispielweise Führerscheine für Bagger oder andere Maschinen oder auch Ersthelferbescheinigungen, werden bei Gieseke separat in ein HR-spezifisches Softwareprogramm eingepflegt. Hier denken die Verantwortlichen aktuell über eine Anbindung der Systeme nach, damit die Informationen auch in bau-mobil umfassend zur Verfügung stehen.

SCHNELLER UND EFFIZIENTER PLANEN

Auch die Einsatzplanung erfolgt bei der Gieseke Gruppe durchgängig via bau-mobil. Verantwortlich für diese ist Andrea Pätzold, Assistentin der Geschäftsführung. „Die Software verschafft mir einen optimalen Überblick, welche Mitarbeitenden auf welchen Baustellen eingesetzt sind. Zusätzlich sehe ich die Geräte und Fahrzeuge, die dem Baustellenpersonal zugeteilt sind und nicht zuletzt die Urlaubsanträge. Jegliche, für die Planung relevanten Informationen stehen durchgängig in einem Programm zur Verfügung. So sind wir in der Lage, schneller und effizienter zu planen“, resümiert sie.

Durch die Informationen, die über die Planung bereits im System erfasst sind, reduziert sich außerdem die Schreibarbeit für die Poliere auf den Baustellen.

ALLE STUNDEN UND ARBEITSLEISTUNGEN IN EINEM BAUTAGESBERICHT

Ein Riesenvorteil ist für Roland Nägeler das neue, über bau-mobil perfekt gepflegte Bautagebuch. Bei Partnerprojekten mit Kolonnen aus dem Tief- und Hochbau und verschiedenen Nachunternehmern stehen dank der neuen Software jetzt sämtliche Stunden und Arbeitsleistungen in einem gemeinsamen Bautagesbericht zur Verfügung. „Nicht nur die Dokumentation ist exzellent, sondern wir können zusätzlich mit flexiblen Layouts - je nach Kundenwunsch - auch rückwirkend, arbeiten“, freut sich der Tiefbauleiter. Da die Informationen zu jeder Zeit im Büro über bau-mobil abrufbar sind, sei das Unternehmen in der Lage, ihren Auftraggebern immerzu zeitnah ein Update zu geben.

MEHR FLEXIBILITÄT IM TAGESGESCHÄFT

Und die rund 120 Mitarbeitenden der Gieseke Gruppe, die mit der Software arbeiten? Nach anfänglicher Skepsis in Bezug auf Mehrarbeit, da die Poliere im Unterschied zur zuvor eingesetzten Software in bau-mobil für die komplette Kolonne erfassen, ist ein Großteil der Erfasser nach wenigen Monaten sehr zufrieden. „Es ist vor allem die Flexibilität des Systems, die dafür sorgte, dass sich die Skepsis doch relativ schnell verflüchtigte. Die Erleichterungen bei der täglichen Arbeit, etwa durch die Spracherfassung, die bei den gewerblichen Mitarbeitenden in der Regel beiläufig erfolgt, waren schnell spürbar und wurden als echte Mehrwerte erkannt“, berichtet Roland Nägeler.

Das kann Erfasser Roland Böckmann genau so bestätigen: „Da ich selbst nicht mit dem Computer aufgewachsen bin, hätte ich nicht erwartet, dass bau-mobil uns so gut auf den Baustellen unterstützt. Nach etwa zwei Monaten, nach denen wir die ersten Kinderkrankheiten bereinigt hatten und ich das System außerdem rundum verinnerlicht habe, muss ich zugeben, dass die Software unser Tagesgeschäft durchaus erleichtert. Es dauert jedes Mal nur rund fünf Minuten, die Arbeitszeiten für die gesamte Truppe zu erfassen. Die Bedienung ist einfach und schlüssig, egal ob wir von Hand tippen oder, je nach Vorliebe, die Spracheingabe nutzen“, fasst der Teamleiter für den Tiefbau zusammen.

Silke Linnhoff und Roland Nägeler abschließend über die Softwareeinführung: „bau-mobil hat uns geholfen, im Zuge der Einführung unsere eigenen Strukturen und Prozesse auf den Prüfstand zu stellen, hier und da kritisch zu hinterfragen. Wir haben festgestellt, dass wir schon vieles richtig machen, justierten in manchen Bereichen aber auch nach. Eine Softwareeinführung ist immer eine gute Chance, eigene Gepflogenheiten nochmals intensiv unter die Lupe zu nehmen. Diese haben wir genutzt und uns mit bau-mobil noch weiter verbessert.“