Connect2Mobile schafft Formularflut ab

Die Zukunft der Baustelle ist digital

Das Bauunternehmen Heitkamp & Hülscher suchte lange eine Lösung,um den Informationsfluss und die Kommunikation zwischen Mitarbeitern auf der Baustelle und Unternehmenszentrale effizient und reibungslos zu gestalten. In Connect2Mobile hat Heitkamp & Hülscher den passenden Systemhaus-Partner gefunden. Die innovative Lösung bau-mobil setzt neue Maßstäbe in punkto Effizienz.

Rund 85 Prozent aller Mitarbeiter des Unternehmens Heitkamp & Hülscher GmbH & Co. KG sind ständig unterwegs. In der Baubranche keine ungewöhnliche Situation. Hinzu kommt aber, dass die Mitarbeiter des mittelständischen Spezialisten für Kanal- und Straßenbau aus Stadtlohn nicht nur regional, sondern deutschlandweit tätig sind und sie sich damit selten im Büro einfinden können. Das erfordert eine umfassende Koordination, um die Mitarbeiter und Geräte zur rechten Zeit am rechten Ort zur Verfügung zu haben.

Kein durchgängiger Informationsfluss möglich

Zu den Koordinationsaufgaben kommt erschwerend hinzu, dass die Mitarbeiter ihre innerbetrieblichen Berichte nicht regelmäßig im Büro abgeben können. Die verschiedenen Formulare waren oftmals unvollständig oder unleserlich ausgefüllt. Hierzu zählen der Stundenbericht für die Lohnabrechnung, der Maschineneinsatzbericht und die Versandscheine für die Geräteabrechnung und das Controlling sowie den Bautagesbericht für die Bauleitung und die interne Kalkulation. Die Verarbeitungsprozesse dieser handschriftlich geführten Reports waren sehr fehleranfällig, da die Daten von den Kollegen in der Verwaltung manuell in die Abrechnungsprogramme übernommen werden mussten. Auch gingen Berichte verloren, wurden vergessen oder zu spät eingereicht.

Die notwendige Nachbearbeitung verursachte einen zusätzlichen Aufwand in der Zentrale: Auch das Controlling der laufenden Projekte war nur mit hohem Aufwand möglich, sodass ein Soll-Ist-Vergleich der Bauprojekte nur selten durchgeführt wurde. Die Bauleitung konnte meist nur noch reagieren anstelle selbst zu agieren.

Junges Unternehmen mit Ideen

Dies änderte sich schlagartig, denn ein Mitarbeiter hatte während der IT-Ausbildung zum Betriebswirt Fachrichtung Wirtschaftsinformatik die Idee, eine mobile Lösung für die Berichtswesenproblematik im Unternehmen zu entwickeln. Nach der erfolgreichen Einführung bei Heitkamp & Hülscher, gründete Khaled Darwisch, heute Geschäftsführer, zusammen mit einigen IT-Spezialisten das Unternehmen Connect2Mobile und bietet nun unter anderem die Lösung »bau-mobil« für die gesamte Baubranche an.

Connect2Mobile bedient heute sowohl kleine Unternehmen als auch den Mittelstand und wurde bereits im ersten Jahr des Bestehens mit dem Gründerpreis »Start2Grow« und dem Sonderpreis für »Innovative Logistik« von der Wirtschaftsförderung Dortmund für die schnelle und fundierte Umsetzung ihrer Geschäftsidee ausgezeichnet.

Mobile Lösung optimiert die Geschäftsprozesse

Die Softwarelösung bau-mobil von Connect2Mobile umfasst die Stundenerfassung für Fahrer, Fahrzeuge und Fahrzeugzeiten ebenso wie die Stundenerfassung für Mitarbeiter und Geräte. Die Mitarbeiter von Heitkamp & Hülscher geben vor Ort auf der Baustelle alle buchungsrelevanten Daten in den Pocket-PC von HTC ein und verschicken diese per GPRS direkt an die Verwaltung. Auch Informationen zu gesetzlichen Zuschlägen, Fahrtkostenerstattung, Auslöse oder Schadensmeldungen werden heute digital festgehalten und an die zentralen Softwaresysteme übermittelt. In der Zentrale werden alle Daten mit dem bau-mobil-Server synchronisiert und gespeichert.

Alle Informationen können mit der bau-mobil Workstation nachbearbeitet und ausgewertet werden und ohne Aufwand in die verschiedenen Abrechnungssysteme wie z.B. Arriba Kalkulation, Rib Lohn & Logistik, GDI-Lohn, Greenware und Datev übergeben werden. An weiteren Schnittstellen wird zurzeit gearbeitet und können auch auf Kundenwunsch implementiert werden.

Arbeitserleichterung für alle Mitarbeiter

Damit die Mitarbeiter unterwegs so wenig Zeit wie möglich für die Suche nach Informationen, wie z.B. Adressen, Bauprojekten usw., und für die Erfassung der Tagesdaten aufwenden müssen, sind alle notwendigen Informationen zu den Firmenstammdaten, Auftraggebern, Lieferanten etc. auf den Pocket-PCs gespeichert und können offline, also ohne laufende Verbindung zum Unternehmensserver, abgerufen werden. Die Voreinstellungen zu Arbeitszeiten und zu den laufend benötigten Angaben wie Zusammenstellung der Kolonne, Gerätebesetzung oder Fahrzeuge, erleichtern den Umgang mit dem Pocket-PC erheblich und sorgen für eine schnelle Stunden- & Leistungserfassung auf der Baustelle.

Dem Unternehmen war besonders wichtig, dass die Anwendung auf dem Pocket-PC einfach zu bedienen ist, sodass auch Mitarbeiter, die nicht an den Umgang mit Computern gewöhnt sind, damit arbeiten können. Eineinhalb Monate lang haben die Mitarbeiter bei Heitkamp & Hülscher alle Informationen doppelt erfasst - digital und auf den alten Formularen, um sich an die neue Lösung zu gewöhnen und sicherzustellen, dass alle Prozesse reibungslos digital umgesetzt werden können. Nach insgesamt drei Monaten konnte die Lösung problemlos eingeführt werden.

Synergien geschaffen

Die Software bau-mobil von Connect2Mobile verbessert die Betriebsabläufe in vielen Unternehmensbereichen. Die Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung sparen viel Zeit ein, denn sie müssen die Stundenzettel für die Buchungen nicht mehr sammeln, prüfen, vorkontieren und korrigieren. Mit bau-mobil sind alle Zeiten und Zulagen immer aktuell, die Lohnabrechnung ist innerhalb kürzester Zeit erledigt. Auch für die Maschinenund Fahrzeugabrechnung ist weniger Zeitaufwand notwendig, da alle Informationen zu Maschinen, Fahrzeugen und Werkzeugen stets verfügbar sind und auch automatisch an das Abrechnungssystem übergeben werden.

Die Software ermöglicht es zudem, ein wirksames Controlling umzusetzen, denn die Projektleiter haben immer einen aktuellen Überblick über Arbeits-/Maschinenzeiten und Leistungsdaten und sehen, ob die Arbeitskosten und Arbeitsleistung noch innerhalb des Planungsrahmens liegen. Dank der schnellen und einfachen Leistungserfassung nach freidefinierbaren Arbeitsschlüsseln ist ein schneller Stunden-Soll-Ist-Vergleich zur Überprüfung der Kalkulationsansätze und zur Leistungsüberwachung möglich.

Alle Schadensvorfälle kann der Mitarbeiter bereits auf der Baustelle aufnehmen. »Unsere Lösung gewährleistet, dass keine Informationen doppelt oder fehlerhaft erfasst werden. Auch die Zeit, bis alle für das Controlling und für die Abrechnung notwendigen Daten in der Zentrale zur Weiterverarbeitung sind, hat sich extrem verkürzt. Veränderungen während des Projektverlaufs sind ebenfalls sofort ersichtlich, so dass der Bauleiter unmittelbar reagieren kann«, fasst Khaled Darwisch, Geschäftsführer bei Connect2Mobile, zusammen.

Zeitsparende Administration, unmittelbares Controlling

Für das Unternehmen Heitkamp & Hülscher GmbH & Co. KG hat sich die Investition innerhalb eines halben Jahres amortisiert, da der Verwaltungsaufwand in der Zentrale wie auch auf der Baustelle immens gesunken ist. »Wir gehen davon aus, dass wir fünf Arbeitstage pro Monat in der Verwaltung einsparen. Zudem haben sich die interne und externe Kommunikation sowie auch die Arbeitsprozesse auf der Baustelle enorm verbessert. Wir können jetzt anhand der tagesaktuellen Daten besser planen und steuern und somit Bauprojekte zielgerichtet beeinflussen«, resümiert Erwin Hülscher, Geschäftsführer bei Heitkamp & Hülscher. Inzwischen hat das Bauunternehmen den Projektrahmen nochmals erweitert.

Connect2Mobile entwickelt jetzt ein Ortungsmodul sowie eine Materialerfassung und eine Leistungserfassung nach LV-Positionen für das Bauunternehmen. Damit wird es möglich, den Baufortschritt auf der Baustelle noch detaillierter zu dokumentieren. Heute kann das junge Unternehmen bereits auf weitere erfolgreiche Projekte verweisen: Die Lösung ist bei weiteren Unternehmen aus dem Umfeld der Baubranche im Einsatz - jeweils angepasst an die unternehmensspezifischen Anforderungen. Zudem wird Connect2Mobile künftig auch eine mobile Lösung für Planer und Architekten anbieten.